الأدوار والصلاحيات
ما هو الدور الوظيفي؟
الدور الوظيفي Role هو مجموعة من الصلاحيات التي تُمنح لموظف ما داخل النظام.
✔ الدور = يحدد ماذا يستطيع الموظف أن يفعل داخل النظام.
مثلاً:
- مدير الموارد البشرية: إدارة شاملة
- مشرف الحضور: إدارة الحضور
- مدير قسم: إدارة القسم
- موظف عادي: صلاحيات محدودة
- موظف شؤون مالية: صلاحيات مالية
- مسؤول الرواتب: إدارة الرواتب
كل دور لديه صلاحيات مختلفة تمامًا.
تعيين الأدوار بشكل صحيح يضمن حماية البيانات وتنظيم الصلاحيات داخل النظام.
العلاقة بين الأقسام والأدوار
العلاقة بينهم:
- الموظف ← ينتمي إلى قسم: تحديد المكان
- الموظف ← يحصل على دور وظيفي يمنحه صلاحيات: تحديد الصلاحيات
مثال:
- موظف في قسم الدعم الفني
- لكن بيديه دور "مشرف الدعم الفني"
- إذًا سيملك صلاحيات أكثر من موظف عادي داخل نفس القسم
الجمع بين القسم والدور يحدد مكان عمل الموظف وصلاحياته بشكل دقيق.
لماذا يجب إضافة الأدوار بعد إضافة الأقسام؟
لأن:
- القسم يحدد "أين يعمل الموظف": المكان
- الدور يحدد "ماذا يمكنه أن يفعل": الصلاحيات
بدون دور وظيفي:
- الموظف ممكن يشوف كل شيء أو ما يشوفش أي شيء: عدم التحكم
- مفيش تحكم في الصلاحيات: فوضى
- مفيش مستويات إدارة واضحة: عدم التنظيم
- الأمن والسياسات الداخلية تضيع: مشاكل أمنية
عشان كده الخطوات المنطقية في HRMS:
- إنشاء الأقسام: البنية الأساسية
- إنشاء الأدوار الوظيفية: الصلاحيات
- إضافة الموظفين وربطهم بالقسم والدور: الربط النهائي
اتباع الترتيب الصحيح (أقسام → أدوار → موظفين) يضمن تنظيم جيد للنظام.
شرح صفحة الصلاحيات (الأدوار)
عند فتح صفحة "الصلاحيات" ستجد:
1. زر "إضافة دور جديد"
لإنشاء دور وظيفي جديد.
2. قائمة بكل الأدوار الموجودة
يظهر فيها:
- اسم الدور: العنوان الرئيسي
- عدد المستخدمين المرتبطين بالدور: الإحصائيات
- العمليات: عرض – تعديل – حذف
استخدام القائمة يساعد في مراجعة جميع الأدوار وإدارتها بسهولة.
إضافة دور وظيفي جديد
عند فتح نموذج إضافة دور ستجد:
① اسم الدور الوظيفي
مثلاً:
- مدير النظام
- مشرف الحضور
- مسؤول الرواتب
- موظف عادي
- مدير قسم الدعم الفني
هذا الاسم يظهر للمستخدمين والإدارة.
② اختيار القسم التابع للدور
ليه بنربط الدور بالقسم؟
لأن:
- كل قسم له طبيعة مهام مختلفة: اختلاف المهام
- مدير قسم الدعم الفني يختلف عن مدير قسم الحسابات: اختلاف الصلاحيات
- مشرف المبيعات يحتاج صلاحيات مختلفة عن مشرف المخازن: اختلاف الاحتياجات
ربط الدور بالقسم يساعد في تنظيم الهيكل.
③ اختيار الصلاحيات Permissions
أهم جزء في الصفحة.
يشمل:
- مشاهدة – إضافة – تعديل – حذف: العمليات الأساسية
- وصول لبيانات المستخدمين: بيانات الموظفين
- صلاحيات مالية: (الرواتب – السلف)
- صلاحيات إدارية: (الإجازات – المهام – التدريب)
- صلاحيات النظام: (الإعدادات – التقارير – الرؤى الذكية)
مثال:
مسؤول الرواتب:
- يشاهد الرواتب
- يعدّل الرواتب
- يعتمد السلف
- لا يستطيع حذف موظف
- لا يستطيع الوصول للتدريب أو الاجتماعات
مدير القسم:
- يشاهد موظفي قسمه فقط
- يعتمد الإجازات الخاصة بهم
- يشاهد الحضور الخاص بقسمه
- لا يرى باقي الأقسام
④ حفظ الدور
بعد الحفظ:
- يظهر الدور في القائمة: إضافة فورية
- يتمكن الموظفون من استخدامه بعد تعيينه لهم: جاهز للاستخدام
تأكد من اختيار الصلاحيات المناسبة قبل حفظ الدور لتجنب المشاكل الأمنية.
تعديل دور موجود
يمكن:
- إضافة أو حذف صلاحيات: تحديث الصلاحيات
- تغيير اسم الدور: تحديث الاسم
- نقله لقسم آخر: تغيير القسم
- ربط موظفين إضافيين به: إضافة موظفين
النظام يطبّق التحديث فورًا لجميع الموظفين المرتبطين بالدور.
حذف دور
لا يمكن حذف دور إذا كان مرتبطًا بموظفين.
يجب أولًا:
- نقل الموظفين إلى دور آخر: نقل الصلاحيات
- ثم حذف الدور: الحذف الآمن
هذا يحمي النظام من فقدان الصلاحيات فجأة.
تأكد من نقل جميع الموظفين قبل حذف الدور لتجنب فقدان الصلاحيات.
كيف يرتبط الدور بالمستخدمين (الموظفين)؟
عند إضافة موظف:
- تختار قسمه: تحديد القسم
- ثم تختار دوره الوظيفي: تحديد الدور
هذا يسمح للنظام بـ:
- عرض الصفحة المناسبة له: واجهة مخصصة
- حماية صفحات أخرى من الظهور: أمان
- تحديد من يستطيع اعتماد الطلبات: التحكم
- تحديد من يستطيع رؤية التقارير: تقارير محددة
- تحديد من يستطيع تعديل الرواتب: صلاحيات مالية
مثال:
موظف "Omar" في قسم الدعم الفني وله دور "موظف دعم فني"
سيظهر له:
- المهام
- الإشعارات
- الحضور الخاص به
- المراسلات
ولن يظهر له:
- الرواتب
- إدارة النظام
- إعدادات الشركة
- بيانات الموظفين الآخرين
هذا المثال يوضح كيف يحدد الدور ما يمكن للموظف رؤيته والوصول إليه.
سيناريوهات حقيقية توضّح أهمية الصلاحيات
🎯 سيناريو 1: موظف عادي يشاهد بيانات الرواتب
لو مافيش أدوار مضبوطة:
- موظف عادي ممكن يشوف رواتب الجميع: مشكلة أمنية
- خطأ أمني كبير: انتهاك الخصوصية
الصلاحيات تمنع ذلك.
🎯 سيناريو 2: مدير قسم يريد الموافقة على الإجازات
يحتاج:
- صلاحية "اعتماد الإجازات": موافقة
- صلاحية "عرض طلبات الموظفين داخل القسم": عرض الطلبات
لو الدور مضبوط → يعمل صح
لو الدور ناقص → مش هيقدر يعتمد حاجة
🎯 سيناريو 3: موظف مالي يحتاج التعامل مع السلف
يحتاج:
- صلاحية "إدارة السلف": إدارة السلف
- صلاحية "عرض الرواتب والمستحقات": عرض المالية
هذه السيناريوهات توضح أهمية تعيين الصلاحيات بشكل صحيح.
أفضل نموذج لتصميم الأدوار داخل HRMS
يمكنك إنشاء الأدوار التالية:
1. مدير النظام (Super Admin)
كل الصلاحيات: وصول كامل
2. مدير الموارد البشرية
- إدارة الموظفين
- إدارة الحضور
- الرواتب والإجازات
3. مدير قسم
- يشاهد موظفي قسمه
- يعتمد طلباتهم
4. مسؤول الرواتب
- إدارة الرواتب
- إدارة السلف
- تقرير الرواتب
5. موظف عادي
- مشاهدة بياناته
- طلب إجازة
- طلب سلفة
- المهام الخاصة به
هذا النموذج يوفر هيكلاً واضحاً للأدوار داخل النظام.
الأخطاء الشائعة في الصلاحيات
❌ إعطاء صلاحيات كثيرة لشخص غير مناسب
قد يسبب:
- حذف بيانات: فقدان المعلومات
- تعديل غير مقصود: أخطاء
❌ حذف دور مرتبط بموظفين
يسبب مشاكل في النظام.
❌ عدم ربط الدور بالقسم الصحيح
يؤدي لتداخل صلاحيات غير منطقية.
❌ نسيان تفعيل صلاحيات الموافقة
فيؤدي لتعطّل طلبات الموظفين.
تجنب هذه الأخطاء يضمن عمل النظام بشكل صحيح وآمن.
لماذا نظام الصلاحيات جزء أساسي من الأمن الوظيفي؟
الصلاحيات ليست مجرد إعدادات… هي عنصر أساسي في:
1. حماية البيانات
بيانات الرواتب — المستندات — العقود — الأداء — كل دي بيانات حساسة.
بدون صلاحيات:
- أي موظف ممكن يشوف بيانات لا تخصه: انتهاك الخصوصية
- أو يعدّل شيء مهم: تعديل غير مصرح
- أو يحذف ملفات خطيرة: فقدان البيانات
النظام يمنع وصول غير المصرّح له.
2. الصلاحيات تبني "مستويات السلطة" داخل الشركة
الشركة فيها مستويات إدارية مختلفة، والصلاحيات بتعكس المستويات دي:
- 1) الإدارة العليا: تشوف كل البيانات الاستراتيجية
- 2) مديرو الأقسام: يشوفوا الموظفين داخل قسمهم فقط
- 3) المشرفون: يشوفوا المهام — التقييم — الحضور — ويتابعوا فريقهم
- 4) الموظفون: يشوفوا بياناتهم فقط
بدون هذا التقسيم… النظام يتحول لفوضى.
3. الصلاحيات تمنع تضارب الصلاحيات والأدوار (Conflict of Access)
مثال:
- موظف الرواتب يجب ألا يستطيع حذف موظف: فصل المهام
- موظف التدريب يجب ألا يستطيع تعديل الرواتب: فصل الصلاحيات
- موظف الدعم الفني لا يجب أن يطّلع على تقييم الأداء: حماية البيانات
الأدوار تحل هذه المشكلة تلقائيًا.
4. يمكن إنشاء صلاحيات خاصة لنفس القسم حسب الوظيفة
مثال قسم "الدعم الفني":
- موظف دعم: يشوف المهام فقط
- مشرف دعم: يعتمد المهام
- مدير دعم: يشوف أداء الفريق والتقارير
ده مهم جدًا في الشركات الكبيرة، لأن القسم الواحد فيه مستويات مختلفة.
5. الصلاحيات تحمي الشركة قانونيًا
ليه؟
لأن:
- كل عملية يقوم بها موظف تكون مسجّلة في النظام: سجل كامل
- الصلاحيات تضمن أن كل موظف عنده "حق" قانوني لتنفيذ هذا الإجراء: حماية قانونية
- تمنع التلاعب في السلف والإجازات أو الرواتب: منع التلاعب
دا بيوفر حماية للشركة عند حدوث أي نزاع.
6. الصلاحيات تدعم سياسة الفصل بين المهام (Separation of Duties)
وهي سياسة عالمية في أنظمة الموارد البشرية.
مثال:
- موظف يعتمد الطلبات: موافقة
- موظف آخر يصرفها: صرف
- موظف ثالث يراجع تقاريرها: مراجعة
ولا واحد يكون عنده الصلاحيات الثلاثة.
النظام يدعم النموذج دا… فيمنع الفساد أو سوء الاستخدام.
7. الصلاحيات تربط كل شاشة داخل النظام بالوظيفة المناسبة
كل شاشة في النظام يكون لها صلاحية مستقلة:
- الحضور: صلاحيات الحضور
- السلف: صلاحيات السلف
- الرواتب: صلاحيات الرواتب
- التقييم: صلاحيات التقييم
- المستندات: صلاحيات المستندات
- الادارة العليا: صلاحيات الإدارة
- التدريب: صلاحيات التدريب
- التقارير: صلاحيات التقارير
- الرؤى الذكية: صلاحيات الرؤى
ده يضمن أن النظام مرن جدًا.
ممكن مثلاً:
- تسمح لموظف برؤية الحضور: عرض فقط
- بدون السماح له بتعديل الحضور: بدون تعديل
ده يعطي تحكم دقيق جدًا.
8. الصلاحيات ترفع جودة العمل داخل كل قسم
لأن:
- كل موظف بيشوف الصفحات الضرورية فقط: تركيز
- ده يقلل التشتت: كفاءة
- يزيد سرعة تنفيذ الشغل: إنتاجية
- يخلي النظام سهل لكل موظف: سهولة الاستخدام
9. الصلاحيات تساعد في توزيع المسؤوليات
إدارة عندها 25 موظف…
لو كلهم عندهم نفس الصلاحيات → فوضى.
لكن:
بتوزيع الصلاحيات:
- فلان مسؤول عن الإجازات: توزيع المسؤوليات
- فلان عن السلف: فصل المهام
- فلان عن الرواتب: تخصص
- فلان عن التدريب: توزيع
- فلان يشوف التقارير: تحليل
- فلان يشوف الأقسام فقط: محدودية
النظام يدير كل فارق المسؤوليات بسهولة.
10. الصلاحيات تجعل تدريب الموظفين أسرع
لو كل موظف يرى الصفحات التي تخصه فقط:
- التدريب يكون أسهل: تركيز
- مايحصلش لخبطه: وضوح
- الوقت يقل بنسبة 70%: توفير الوقت
بدل ما تشرحي النظام كامل… بتشرحي الجزء الخاص بكل موظف فقط.
11. الصلاحيات تمنع الأخطاء البشرية الخطيرة
مثال:
- حذف موظف: فقدان البيانات
- اعتماد إجازة بالغلط: أخطاء
- تعديل راتب بدون قصد: مشاكل مالية
- إرسال إعلان لجميع الموظفين بدل قسم واحد: أخطاء
- حذف مستندات مهمة: فقدان البيانات
صلاحية واحدة خاطئة → ممكن تسبب مشكلة كبيرة.
عشان كده نظام Amwaj HR يمنع الأخطاء دي باستخدام صلاحيات دقيقة جدًا.
12. صلاحيات خاصة بالتقارير والرؤى الذكية
ليس كل موظف يجب أن يرى:
- معدل الدوران: بيانات حساسة
- أداء الأقسام: معلومات إدارية
- حالة الرواتب: بيانات مالية
- الإنتاجية: مؤشرات أداء
- مؤشرات الغياب: تحليلات
هذه البيانات "إدارية" ومرتبطة بقرارات عليا.
الصلاحيات تمنع الموظفين العاديين من الوصول لها.
13. الصلاحيات تدعم التوسع في الشركة
لما الشركة تكبر:
- تقدر تضيف أقسام: توسع
- وتضيف أدوار جديدة: مرونة
- وتعدل صلاحيات بدون ما تتأثر البيانات: تحديث سهل
النظام مصمم ليكون قابل للتوسع بدون ما تعمل تغييرات في الكود.
14. الصلاحيات تساعد في المراجعة Audit Log
لما كل موظف له صلاحيات محددة:
- النظام يعرف من قام بكل عملية: تتبع
- يظهر تقارير دقيقة: دقة
- يحدد المسؤول عن أي تعديل: مسؤولية
ده مهم جدًا في المراجعات المحاسبية والقانونية.
15. أخطاء شائعة جدًا يجب تجنبها
❌ إعطاء "صلاحيات الرواتب" لموظف غير مختص
ممكن يشوف رواتب الإدارة.
❌ إعطاء صلاحية الحذف لأي موظف
الحذف لازم يكون محدود جدًا.
❌ وضع جميع الموظفين على دور واحد
يبطل فكرة الأمن ويعمل فوضى.
❌ حذف دور مرتبط بموظفين
يسبب مشاكل في وصولهم للنظام.
❌ عدم تحديث الصلاحيات بعد إضافة موديول جديد
مثلاً لو ضفت تدريب → لازم تضيف صلاحيات التدريب.
تجنب هذه الأخطاء يضمن أمان النظام وحماية البيانات.
التكامل مع الأنظمة الأخرى
يتكامل نظام الصلاحيات مع:
1. نظام الأقسام
ربط الصلاحيات بالأقسام.
2. نظام الموظفين
تعيين الأدوار للموظفين.
3. نظام التقارير
التحكم في الوصول للتقارير.
4. نظام الرؤى الذكية
التحكم في الوصول للرؤى.
5. نظام الإشعارات
التحكم في الإشعارات.
التكامل مع الأنظمة الأخرى يضمن أمان شامل للنظام.
أفضل الممارسات
1. مبدأ أقل الصلاحيات
أعط الموظف فقط الصلاحيات التي يحتاجها.
2. مراجعة دورية
راجع الصلاحيات بانتظام وتحديثها.
3. فصل المهام
فصل المهام بين الموظفين.
4. توثيق الصلاحيات
وثق جميع الصلاحيات والأدوار.
5. اختبار الصلاحيات
اختبر الصلاحيات قبل التطبيق.
تطبيق أفضل الممارسات يضمن أمان عالي وكفاءة في العمل.
ملخص شامل
ربط الأقسام + الصلاحيات + المستخدمين
- الأقسام تحدد "مكان" الموظف داخل الهيكل التنظيمي: المكان
- الأدوار الوظيفية تحدد "ماذا يستطيع أن يفعل" داخل النظام: الصلاحيات
- يتم تعيين كل موظف داخل قسم محدد وإعطائه دورًا وظيفيًا مناسبًا: الربط
- ضمان دقة البيانات وحماية النظام وإدارة الصلاحيات بشكل احترافي: الأمان
يعمل النظام على دمج الأقسام والأدوار لتنسيق العمل، وضمان وصول كل مسؤول لما يحتاجه فقط، مما يرفع مستوى الأمن ويُحسّن انسيابية العمل.
نظام الصلاحيات هو قلب الأمان في نظام الموارد البشرية. من خلاله يتم التحكم في كل ما يراه الموظف وكل ما يمكنه تنفيذه. الأدوار تُستخدم لربط الموظفين بمستوى معيّن من الصلاحيات بما يناسب وظيفتهم ومسؤولياتهم داخل القسم. وبدون إدارة دقيقة للصلاحيات، تفقد الشركة السيطرة على البيانات، وتزداد الأخطاء، وتضعف جودة العمل. لذلك يقدم نظام Amwaj HR صلاحيات احترافية دقيقة تمنع التداخل بين المهام، وتوفر أعلى مستويات الأمان والمرونة.