الاجتماعات
التقويم – إدارة ومتابعة الاجتماعات
تُعد صفحة التقويم الواجهة الرئيسية لعرض جميع الاجتماعات والفعاليات المخططة داخل النظام، وهي أداة بصرية تساعد المدير والموظف على متابعة جدول الاجتماعات اليومية والأسبوعية والشهرية بشكل منسّق وواضح.
هذه الصفحة تتيح استعراض الاجتماعات القادمة، تنظيم الأجندة الزمنية، التنقل بين الأيام، بالإضافة إلى إنشاء اجتماع جديد بسهولة.
أولًا: الهدف من صفحة التقويم
تهدف صفحة التقويم إلى:
- عرض جميع الاجتماعات المجدولة بشكل منسّق: لتسهيل متابعة الأعمال اليومية والأسبوعية والشهرية
- تمكين الموظف من معرفة المواعيد القادمة بسرعة: من خلال واجهة بصرية واضحة
- توفير وسيلة سهلة لإنشاء الاجتماعات وتنظيمها: من خلال نموذج بسيط وسريع
- توحيد رؤية شاملة لجدول الشركة أو القسم: لضمان التنسيق بين الفرق
استخدم صفحة التقويم بانتظام لمتابعة اجتماعاتك القادمة وتجنب نسيان المواعيد المهمة.
ثانيًا: مكوّنات واجهة التقويم
تنقسم الواجهة الرئيسية للتقويم إلى عدة أقسام واضحة:
1. شريط العنوان
يحتوي على:
- عنوان الصفحة: "التقويم"
- وصف مختصر: إدارة ومتابعة الاجتماعات
- اسم المستخدم وتحية الترحيب
- شريط البحث للعثور على اجتماع معيّن
- أيقونات الحساب، الإشعارات، اللغة، والوقت
يساعد هذا الشريط في الوصول السريع إلى الوظائف الأساسية.
يمكن استخدام شريط البحث للعثور على اجتماعات محددة بسرعة عن طريق كتابة عنوان الاجتماع أو اسم المشارك.
2. زر "إنشاء اجتماع"
زر أزرق واضح في أعلى الصفحة.
عند الضغط عليه:
- يفتح نموذج إنشاء اجتماع جديد
- يتم إدخال التفاصيل (العنوان – التاريخ – الوقت – المشاركون – رابط الاجتماع)
- تُرسل الدعوات تلقائيًا للمشاركين
هذا الزر هو المدخل الرئيسي لإضافة اجتماعات جديدة للتقويم.
يُنصح بإنشاء الاجتماعات مسبقًا (قبل يوم على الأقل) لإتاحة الوقت الكافي للمشاركين للتحضير.
3. أدوات عرض التقويم
توجد ثلاثة أزرار للتحكم في طريقة عرض التقويم:
- يوم: يعرض جدول الاجتماعات الخاصة بيوم واحد
- أسبوع: يعرض الاجتماعات موزعة على أيام الأسبوع
- شهر: يعرض التقويم الشهري بالكامل مع جميع الاجتماعات
يسمح هذا بالتبديل السريع بين أساليب العرض حسب الحاجة.
يمكن التبديل بين طرق العرض المختلفة حسب احتياجك. العرض الشهري مفيد للرؤية العامة، بينما العرض اليومي مفيد للتركيز على اجتماعات يوم معين.
4. شبكة التقويم الشهرية
تمثل الجزء الرئيسي من الصفحة.
تحتوي على:
- الأيام موزّعة من الأحد إلى السبت
- كل يوم عبارة عن مربع يحتوي على الاجتماعات المسجّلة فيه
- الاجتماعات تظهر كبطاقات صغيرة ذات لون مميّز
أمثلة من التقويم:
- اجتماع يوم 9 ديسمبر الساعة 07:00
- اجتماع يوم 17 ديسمبر الساعة 10:04
- اجتماع يوم 16 ديسمبر الساعة 20:31
عند تمرير الفأرة على الاجتماع يظهر العنوان كاملًا.
الألوان المختلفة للاجتماعات تساعد في التمييز السريع بين أنواع الاجتماعات المختلفة (اجتماعات فريق، اجتماعات إدارية، اجتماعات عملاء، إلخ).
5. بطاقات الاجتماعات
لكل اجتماع بطاقة صغيرة تحتوي على:
- رقم يُشير إلى عدد الاجتماعات لهذا اليوم
- عنوان الاجتماع
- وقت الاجتماع
- لون خاص للاجتماعات لتسهيل القراءة
وعند الضغط على البطاقة:
- يتم فتح صفحة تفاصيل الاجتماع
- يمكن تحرير البيانات
- عرض المشاركين
- الاطلاع على ملفات الاجتماع
استخدم البطاقات الملونة لتنظيم اجتماعاتك. يمكن تخصيص لون لكل نوع من الاجتماعات لتسهيل التعرف عليها.
ثالثًا: كيفية استخدام التقويم
1. عرض جدول الاجتماعات الشهرية
يُسهّل رؤية جميع الاجتماعات الخاصة بالقسم أو الموظف خلال الشهر.
2. الضغط على اجتماع لعرض التفاصيل
يفتح صفحة كاملة للاجتماع مع كل البيانات.
3. إنشاء اجتماع جديد
من زر "إنشاء اجتماع" في أعلى الصفحة.
4. التنقل بين الأشهر
يمكن الانتقال لشهر سابق أو لاحق بسهولة.
5. تغيير طريقة العرض
بين يوم / أسبوع / شهر حسب الحاجة.
تأكد من مراجعة التقويم بانتظام لتجنب التعارضات في المواعيد وتأكيد حضورك للاجتماعات المهمة.
رابعًا: مثال عملي من التقويم
مثال: اجتماع تطوير المنظومة
في يوم 17 ديسمبر يوجد اجتماع بعنوان:
"تطوير المنظومة" – الساعة 10:04 صباحًا
الموظف يستطيع:
- رؤية موقع الاجتماع ضمن يومه
- معرفة الوقت بالتحديد
- الضغط على البطاقة لفتح التفاصيل
- معرفة من حضر ومن لم يحضر بعد الاجتماع
هذا المثال يوضح كيف يمكن للموظف متابعة اجتماعاته القادمة بسهولة من خلال التقويم الشهري.
خامسًا: إنشاء اجتماع جديد
عند الضغط على زر "إنشاء اجتماع"، يظهر نموذج يتطلب:
1. عنوان الاجتماع
اسم واضح يصف موضوع الاجتماع.
2. التاريخ والوقت
- تاريخ الاجتماع
- وقت البدء
- وقت الانتهاء (اختياري)
3. المشاركون
قائمة بالموظفين أو الأقسام المدعوين للاجتماع.
4. رابط الاجتماع
إذا كان الاجتماع عبر الإنترنت (Zoom، Teams، إلخ).
5. الوصف
تفاصيل إضافية عن الاجتماع (اختياري).
6. المرفقات
إمكانية إرفاق ملفات أو مستندات متعلقة بالاجتماع.
عند إنشاء اجتماع، تأكد من إضافة جميع التفاصيل المهمة مثل الوصف والمرفقات لمساعدة المشاركين على التحضير بشكل أفضل.
سادسًا: تفاصيل الاجتماع
عند الضغط على بطاقة اجتماع، تظهر صفحة التفاصيل التي تحتوي على:
1. معلومات أساسية
- عنوان الاجتماع
- التاريخ والوقت
- المدة المتوقعة
- المكان أو رابط الاجتماع
2. قائمة المشاركين
- أسماء المشاركين
- حالة الحضور (حاضر، غائب، لم يحضر بعد)
- دور كل مشارك (منظم، مشارك، ضيف)
3. الأجندة
نقاط النقاش المخطط لها في الاجتماع.
4. المرفقات
الملفات والمستندات المتعلقة بالاجتماع.
5. محضر الاجتماع
ملاحظات ونتائج الاجتماع (يمكن إضافتها بعد انتهاء الاجتماع).
يمكن تحرير تفاصيل الاجتماع في أي وقت قبل موعده. بعد انتهاء الاجتماع، يمكن إضافة محضر الاجتماع والملاحظات.
سابعًا: إشعارات الاجتماعات
يرسل النظام إشعارات تلقائية للمشاركين:
- قبل الاجتماع بـ 24 ساعة: تذكير بالموعد القادم
- قبل الاجتماع بـ 15 دقيقة: تذكير فوري
- عند إنشاء اجتماع جديد: إشعار للمشاركين الجدد
- عند تعديل الاجتماع: إشعار بالتغييرات
تأكد من تفعيل الإشعارات في إعدادات حسابك لاستلام جميع التذكيرات المهمة.
ثامنًا: البحث والفلترة
تتيح صفحة التقويم إمكانيات متقدمة للبحث والفلترة:
البحث
- البحث عن اجتماعات بعنوان معين
- البحث عن اجتماعات بمشارك معين
- البحث عن اجتماعات في فترة زمنية محددة
الفلترة
- فلترة حسب نوع الاجتماع
- فلترة حسب الحالة (قادم، منتهي، ملغي)
- فلترة حسب المشاركين
استخدم أدوات البحث والفلترة للعثور بسرعة على الاجتماعات المهمة، خاصة في التقويمات المزدحمة.
تاسعًا: التكامل مع النظام
يتكامل نظام الاجتماعات مع:
1. نظام الحضور
يمكن ربط الاجتماعات بسجل الحضور للموظفين.
2. نظام المهام
يمكن تحويل نقاط العمل من الاجتماع إلى مهام متابعة.
3. نظام الإشعارات
إرسال تذكيرات تلقائية للمشاركين.
4. نظام التقارير
إنشاء تقارير عن الاجتماعات وحضور الموظفين.
التكامل مع الأنظمة الأخرى يضمن تدفق المعلومات بسلاسة ويسهل متابعة جميع الأنشطة المرتبطة بالاجتماعات.
ملخص القسم
صفحة التقويم هي أداة أساسية لإدارة ومتابعة الاجتماعات داخل النظام. تتيح للموظفين والمديرين عرض جميع الاجتماعات المجدولة، إنشاء اجتماعات جديدة، ومتابعة التفاصيل بسهولة. من خلال استخدام التقويم بانتظام، يمكن ضمان التنسيق الفعال بين الفرق وتحسين إدارة الوقت.